Page content

De loonstrook en het inzagerecht van de werknemer in de boekhouding

De loonstrook en het inzagerecht van de werknemer in de boekhouding

De wet kent speciale regels over, kort gezegd, de loonstrook of loonspecificatie. Een werkgever is verplicht om aan de werknemer een schriftelijke specificatie te verstrekken van:

  • Naam van de werkgever en de werknemer, de termijn waarover het loon is berekend en de overeengekomen arbeidsduur.
  • De bedragen waaruit het bruto loon is samengesteld. Denk onder andere aan: het reguliere maandloon of het loon per vierwekenperiode, eventuele toeslagen (overuren, onregelmatige tijden, ploegendiensten e.d.), eventueel garantieloon, prestatiebeloning, provisie en gratificaties.
  • De wettelijke inhoudingen op het loon. Denk aan premies voor de sociale verzekeringen, bijdrage werknemer voor de pensioenregeling, loonheffing (loonbelasting en premies volksverzekeringen), eventuele inhoudingen wegens een loonbeslag, eventuele verrekeningen door de werkgever.
  • Het wettelijk minimumloon dat hoort bij de leeftijd van de werknemer.

 

De werkgever moet de loonstrook bij elke loonbetaling verstrekken, tenzij zich ten opzichte van de voorgaande periode geen wijzigingen hebben voorgedaan. De opgave moet schriftelijk verstrekt worden, tenzij de werknemer uitdrukkelijk akkoord is gegaan met een elektronische loonstrook. Een elektronische opgave moet op een zodanige wijze door de werkgever aan de werknemer worden verstrekt dat deze door de werknemer kan worden opgeslagen en voor hem ook toegankelijk is als hij het later wil raadplegen.

 

Inzagerecht werknemer

De werknemer heeft een inzagerecht met betrekking tot informatie die hij nodig heeft om te kunnen controleren of zijn loon op de juiste wijze is berekend. Die gaat vrij ver. Enkele aspecten waarmee werkgevers en werknemers rekening dienen te houden, zetten wij hierbij alvast op een rij. Houdt u er rekening mee dat dit geen volledige opsomming is:

 

  • Op basis van een ander wettelijk artikel is de werkgever tevens verplicht om desgevraagd aan de werknemer informatie te (laten) verstrekken zodat die kan controleren of zijn loon correct is berekend.
  • Voorbeelden van loon dat gecontroleerd moet kunnen worden zijn: overwerktoeslag, toeslagen voor onregelmatige diensten, bonus, provisie, winstuitkering, gratificatie e.d.
  • Ook heeft de werknemer recht op inzage in documenten, andere gegevens en de boekhouding van het bedrijf van de werkgever om te kunnen achterhalen wanneer hij precies gewerkt heeft, bijvoorbeeld wanneer hij zelf niet beschikt over een registratie van gewerkte uren.
  • Werkgever en werknemer kunnen in een schriftelijke overeenkomst afspreken dat de informatie waarop de werknemer recht heeft om te bepalen of zijn loon op de juiste wijze is berekend, aan een derde wordt verschaft, als die derden maar niet in dienst van de werkgever op de boekhouding of loonadministratie werkzaam zijn.
  • Als de werknemer een schriftelijke overeenkomst heeft ondertekend waarin is afgesproken dat de informatie waarover de werknemer inzage mag verlangen aan een derde wordt verstrekt, bijvoorbeeld de externe boekhouder van de werkgever, dan mag de werknemer die afspraak later altijd vernietigen oftewel ongedaan maken.
  • De werkgever kan bij het verstrekken van inzage geheimhouding door de werknemer verlangen. Als een derde is aangewezen om de informatie te ontvangen, dan kan de werkgever van die derde ook geheimhouding verlangen. Die derde mag door de werkgever niet tot geheimhouding tegenover de werknemer worden verplicht, behalve als het gaat om de die in het bedrijf van de werkgever of een deel daarvan is gemaakt.
  • Overtreding van een verplichting tot geheimhouding kan een strafbaar feit opleveren en een dringende reden voor ontslag op staande voet. De geheimhoudingsplicht zal overigens niet snel gelden wanneer de werknemer als getuige verplicht is om in een gerechtelijke procedure een getuigenis af te leggen.

 

Meer weten?

Hebt u nog vragen naar aanleiding van de bovenstaande onderwerpen of wilt u een concrete situatie laten toetsen? Neem dan contact met ons op. De advocaten van advocaat-arbeidsrecht adviseren u graag verder over uw individuele situatie.