Disciplinaire maatregelen

Boetes en sancties

Wanneer kan een werkgever een werknemer een werknemer een boete of andere sanctie opleggen? Wat zijn hierbij de rechten en verplichtingen van de werknemer en de werkgever?

Voorbeelden van boetes en sancties

• waarschuwing of berisping;

• eenzijdig vrijstellen van werk;

• inhouding van een vakantiedag;

• schorsing of op non actief stelling met behoud van loon;

• schorsing of op non actief stelling zonder loon;

• het opleggen van een (vooraf overeengekomen) boete;

• geen periodieke verhoging van het salaris geven;

• wijzigen van de werkzaamheden in dezelfde functie;

• overplaatsen naar een andere locatie;

• terugplaatsen in functie (lagere functie- of salarisschaal);

• opschorten van loon tijdens ziekte;

• stopzetten van loon tijdens ziekte;

• boetebeding bij een non-concurrentiebeding, relatiebeding, verbod nevenwerkzaamheden, verplichting tot dragen persoonlijke beschermingsmiddelen, naleven veiligheidsinstructies e.d.

Redenen voor een boete of een sanctie

Wanneer een werknemer zijn verplichtingen niet of niet behoorlijk nakomt of zich zelfs misdraagt, dan kan de werkgever onder omstandigheden een boete of een sanctie opleggen. Hier moeten echter wel goede gronden voor bestaan.

Van sommige disciplinaire maatregelen is in de wet bepaald wanneer die kan worden opgelegd. Bijvoorbeeld: het opschorten of het stopzetten van het loon tijdens ziekte. Dit kan alleen in die situaties die in de wet zijn benoemd en slechts onder bepaalde voorwaarden.

Andere disciplinaire maatregelen –dat zijn de meeste– zijn niet in de wet benoemd. Soms staan de mogelijke disciplinaire maatregelen die een werkgever kan treffen eenvoudigweg in de arbeidsovereenkomst, de huisregels van het bedrijf of in een CAO die van toepassing is op de arbeidsovereenkomst. Dat is de meest duidelijke situatie. Als de mogelijkheid tot het nemen van een disciplinaire maatregel niet in de arbeidsovereenkomst, een bedrijfsregeling, huisregels of een CAO is opgenomen, dan betekent dat niet dat de werkgever geen disciplinaire maatregel kan treffen. Het wordt dan wel lastiger voor de werkgever, zeker bij de zwaardere maatregelen,omdat hij dan duidelijker moet kunnen aantonen dat de werknemer in strijd met zijn verplichtingen heeft gehandeld.

Eerst “hoor/wederhoor”

Voordat de werkgever een disciplinaire maatregel oplegt, zal hij zorgvuldig dienen na te gaan wat er is gebeurd en de werknemer in de gelegenheid moeten stellen om hem zijn/haar verhaal te doen en om te reageren op het verwijt van de werkgever. Dit heet “hoor/wederhoor”. Pas hierna kan de werkgever eigenlijk een goed besluit nemen.

Er zal kortom een gedegen feitenonderzoek moeten plaatsvinden. Dit kan in eerste instantie bijvoorbeeld gebeuren door navraag te doen bij de leidinggevende of bij collega’s of door ander onderzoek te (laten) doen. Later kan de werkgever dit dan bespreken met de werknemer en zijn of haar reactie vragen. In minder ernstige situaties, bijvoorbeeld bij te laat komen, kan de werkgever de werknemer direct confronteren en vragen om een uitleg.

Het is voor de werkgever belangrijk dat hij de informatie die hij in deze fase verkrijgt zo goed mogelijk schriftelijk vastlegt.

Indien er in het bedrijf bepaalde procedures of protocollen gelden, dan zal de werkgever die moeten volgen, tenzij daarvoor een goede rechtvaardiging is. Verder is het voor de werkgever zeer aan te bevelen dat het ‘onderzoek’ voortvarend en op transparante wijze plaatsvindt. Zo kan de werkgever achteraf, bij een eventuele discussie, duidelijk maken dat hij steeds adequaat heeft gereageerd en hoe hij zich heeft opgesteld.

Hoe zwaar mag een boete of sanctie zijn?

Als het treffen van een boete of sanctie de aangewezen weg is, dan is het belangrijk dat de zwaarte van de maatregel in verhouding staat tot de ernst van het ongewenste gedrag of van de overtreding. Bij het bepalen van de maatregel moet de werkgever ook rekening houden met de persoonlijke situatie van de werknemer en andere belangrijke omstandigheden, bijvoorbeeld:

• Het aantal jaren dat de werknemer in dienst is

• Wel of niet eerste keer?

• Eerdere waarschuwingen?

• Is het echt een overtreding of meer een geaccepteerde gewoonte?

• Hoe worden andere collega’s behandeld in dit soort situaties?

• Hoe ‘hard’ is het bewijs? Bijvoorbeeld: camerabeelden lijken vaak duidelijk, maar zijn dat in de rechtszaal lang niet altijd.

• Bestaan er regels of protocollen op het werk? Bijvoorbeeld: regels over computer- of internetgebruik, regels over nevenactiviteiten, regels over het aannemen van relatiegeschenken, regels over omgaan met de kassa etc. etc.

• Worden deze regels regelmatig onder de aandacht gebracht en, zo ja, hoe?

Op non actief stellen

Soms kan het nodig zijn om voorafgaande aan een disciplinaire maatregel een voorlopige ordemaatregel te treffen, zoals een op non actiefstelling voor de duur van een onderzoek naar fraude of ander ongewenst gedrag zoals ongewenste intimiteiten. Dit zal een werkgever vooral doen als hij zich het recht wil voorbehouden om de werknemer later –na het onderzoek en na de werknemer gehoord te hebben– op staande voet te kunnen ontslaan. In situaties waarin een schorsing of op non actiefstelling nodig is, maar dit niet gebeurt en de werknemer door blijft werken is een later ontslag op staande voet in principe niet meer mogelijk. Het is hier ook belangrijk dat het onderzoek voortvarend wordt uitgevoerd en niet te lang duurt, anders kan een ontslag op staande voet ook lastig haalbaar worden.

In dat geval kan de werkgever nog wel een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst indienen bij de Kantonrechter, als daarvoor voldoende redenen aanwezig zijn.

Aandachtspunten

Enkele aspecten waarmee werkgevers en werknemers in ieder geval rekening moeten houden, zetten wij hierbij alvast op een rij. Houdt u er rekening mee dat dit geen volledige opsomming is.

Denk onder andere aan het volgende:

Het is aan te bevelen om bij disciplinaire maatregelen in een zo vroeg mogelijk stadium juridisch advies in te winnen.

• Sommige disciplinaire maatregelen, zoals een boete, moeten schriftelijk zijn overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer omdat zij anders niet opgelegd kunnen worden. Andere, zoals een waarschuwing, kan de werkgever nemen zonder dat de mogelijkheid daarvoor schriftelijk is vastgelegd.

• In sommige CAO’s worden mogelijke disciplinaire maatregelen beschreven. Soms zijn ook specifieke klachtenprocedures opgenomen. Het is belangrijk om dit na te gaan en die regels te volgen.

• In sommige CAO’s is uitgebreid beschreven wanneer de werkgever een werknemer op non actief kan stellen en voor welke periode en wat de verdere procedure is.

• Het opnemen van procedures in een arbeidsovereenkomst voor disciplinaire maatregelen kunnen handig zijn, maar zijn dat niet altijd omdat dan de weg die moet worden bewandeld al is voorgeschreven. Denk bijvoorbeeld aan een procedure waarin is beschreven dat er eerst een eerste waarschuwing wordt gegeven. In die situatie kan het voor de werkgever lastig zijn om direct een zwaardere maatregel op te leggen, terwijl daarvoor wellicht wel aanleiding kan zijn. Dat is dan natuurlijk weer gunstig voor de werknemer.

• In principe heeft een werknemer bij schorsing recht op doorbetaling van zijn loon, ook al heeft de werkgever goede redenen om de werknemer te schorsen. Uitzonderingen zijn natuurlijk mogelijk, afhankelijk van de specifieke situatie.

• Voor de werkgever is het aan te raden om, op grond van zijn instructiebevoegdheid, gedragsregels op te nemen in een bedrijfsreglement of diverse protocollen, die deel uitmaken van de arbeidsovereenkomst. Denk onder andere aan een protocol over e-mail en internetgebruik, gebruik van de bedrijfswagen of over alcohol en drugs. Deze regels moeten vervolgens bij voorkeur ook regelmatig onder de aandacht gebracht te worden van de werknemers, bijvoorbeeld via het werkoverleg. Op deze manier kunnen discussies en onduidelijkheid over de voor de werknemers geldende regels worden voorkomen.

Waar gaat het in de praktijk regelmatig fout?

In de praktijk gaat het, of voor de werkgever of voor de werknemer, regelmatig fout. Waar kunt u onder andere aan denken? Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties:

Er wordt geen goed onderzoek gedaan door de werkgever en de feiten kunnen achteraf gemakkelijker tegengesproken worden door de werknemer.

• Er is geen goed personeelsdossier. Een personeelsdossier kan gedeeltelijk ook bestaan uit e-mails en andere correspondentie. Een niet goed personeelsdossier betekent dat kritiek op het functioneren of het gedrag van een werknemer niet of niet goed wordt vastgelegd of dat er niet goed mee wordt omgegaan. Dit is bijvoorbeeld het geval als een verbetertraject nodig is maar dat ontbreekt of als waarschuwingen niet of niet goed zijn vastgelegd. Het gebeurt ook regelmatig dat er wel één of meer waarschuwingen zijn gegeven maar daarmee niets of te weinig is gedaan.

• Soms stapelen werkgevers de ene waarschuwing op de andere. Zij denken dat zij met meer waarschuwingen eerder tot ontslag kunnen komen. In de praktijk gaat het er echter om hoe ‘zwaar’ het dossier is en dat wordt niet altijd bepaald door het aantal waarschuwingen.

• Onduidelijke waarschuwingen.

• Geen of onduidelijke hoor/wederhoor toegepast door de werkgever.

• Soms is een verbetertraject nodig, dat de werkgever de werknemer moet laten doorlopen. Als dit moet en het is niet of niet goed gebeurd, dan is dat nadelig voor de werkgever en voordelig voor de werknemer.

• Geen onderzoek door de werkgever, terwijl dat wel had moeten gebeuren.

• Onduidelijke feitelijke en juridische conclusies na een onderzoek.

• Te lang wachten met een onderzoek of een onderzoek te lang laten duren. Of: een werknemer door laten werken na een ernstige overtreding of incident en hem/haar vervolgens op staande voet willen ontslaan of de arbeidsovereenkomst wegens (minder ernstige) redenen door de rechter willen laten ontbinden.

• Het opleggen van een boete is alleen mogelijk wanneer de mogelijkheid daartoe, de omstandigheden waaronder dat kan en de hoogte van de boete is opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Een boetebeding kan ook opgenomen zijn in een bedrijfsregeling of in de huisregels. In de arbeidsovereenkomst van de individuele werknemer moet dan wel bepaald zijn dat de huisregels of de bedrijfsregeling deel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst.

• Voor een boetebeding gelden strikte wettelijke vereisten. Als daaraan niet is voldaan, dan kan de werkgever op het boetebeding geen beroep doen. Heeft de werkgever een boete eenmaal opgelegd, dan kan die (eveneens onder strikte voorwaarden) worden verrekend met het salaris dat de werknemer toekomt.

Meer weten?

Hebt u nog vragen naar aanleiding van dit onderwerp of wilt u een concrete situatie laten toetsen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.